Uno de los errores más comunes al construir un sistema de gestión del conocimiento es tratar toda la información del mismo modo. Se crea una gran carpeta de notas, o se añade todo a la misma aplicación sin distinción, y el resultado es una papelera grande y bonita donde nada se encuentra y nada se usa.
El primer paso para diseñar un sistema que funcione es reconocer que existen distintos tipos de conocimiento, y que cada uno requiere un tratamiento diferente.
No todo el conocimiento es igual
Cuando piensas en “lo que sabes”, mezclas cosas muy distintas: un párrafo subrayado de un libro, una idea que tuviste en el metro, la documentación de un proyecto en curso, y una lección aprendida después de un fracaso. Estas cuatro cosas tienen naturalezas distintas y sirven para propósitos distintos.
Propongo cuatro categorías que, sin ser exhaustivas, cubren la mayor parte de lo que necesita gestionar cualquier persona que trabaja con ideas.
Tipo 1: Referencias
Las referencias son información externa que quieres conservar porque puede serte útil en el futuro. No son tuyas en origen: vienen de un libro, un artículo, un vídeo, una conversación, un podcast.
El problema con las referencias es la ilusión de conocimiento: guardar un párrafo subrayado o un enlace favorito nos da la sensación de haber aprendido algo, cuando en realidad solo hemos archivado. El conocimiento requiere procesamiento; la referencia es solo la materia prima.
Las referencias necesitan un sistema de captura eficiente y un proceso de revisión periódica. Sin revisión, se convierten en un cementerio de buenas intenciones.
Tipo 2: Ideas
Las ideas son conexiones que tú mismo estableces: una hipótesis propia, una analogía que se te ocurre, una opinión formada a partir de varias lecturas, una pregunta que quieres explorar.
Las ideas son el tipo de conocimiento más valioso y el más frágil. Aparecen en los momentos menos convenientes —en la ducha, en mitad de una reunión, justo antes de dormirte— y desaparecen con la misma rapidez si no las capturas.
El mayor error con las ideas no es olvidarlas (eso también), sino confundirlas con referencias. Una idea propia tiene que estar escrita en tu propio lenguaje, con tus palabras, no como cita de otro.
Tipo 3: Proyectos
El conocimiento de proyecto es todo lo que se genera y se necesita en el contexto de una tarea o proyecto concreto: borradores, investigación aplicada, notas de reuniones, decisiones tomadas y sus razones, versiones anteriores de un trabajo.
Lo que distingue el conocimiento de proyecto es su caducidad relativa: cuando el proyecto termina, parte de ese conocimiento deja de ser relevante en su forma original. Pero parte de él puede convertirse en aprendizaje transferible.
El problema más frecuente aquí es no separar el conocimiento de proyecto del resto. Los proyectos pueden convertirse en agujeros negros que absorben toda la atención y no dejan rastro útil cuando terminan.
Tipo 4: Aprendizajes
Los aprendizajes son el tipo de conocimiento más costoso de generar y el más duradero. Son las lecciones que extraes de la experiencia: lo que funciona y lo que no, los errores que no quieres repetir, los principios que has destilado con el tiempo.
A diferencia de las referencias, los aprendizajes son genuinamente tuyos. A diferencia de las ideas, han sido validados por la experiencia. Son el residuo más valioso de cualquier proyecto o periodo de vida.
El problema es que los aprendizajes raramente se recogen de forma activa. La gente los acumula de forma inconsciente, pero no los captura. Una reflexión semanal o mensual, aunque sea breve, puede cambiar esto radicalmente.
Cómo se relacionan entre sí
Estos cuatro tipos no viven en compartimentos estancos. Tienen una relación dinámica:
- Las referencias bien procesadas generan ideas.
- Las ideas aplicadas a un contexto se convierten en proyectos.
- Los proyectos completados producen aprendizajes.
- Los aprendizajes enriquecen la forma en que lees y seleccionas nuevas referencias.
Un sistema de gestión del conocimiento completo tiene que dar cabida a estos cuatro tipos y facilitar el flujo entre ellos. No es un archivo muerto: es un sistema vivo que te ayuda a pensar.
En el próximo capítulo hablaremos de algo fundamental antes de elegir ninguna herramienta: los principios que hacen funcionar cualquier sistema, independientemente de la aplicación que uses.
